Forma elektroniczna

Forma elektroniczna – należy przez to rozumieć dokument w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Postać elektroniczna wyróżnia się sposobem utrwalenia i odczytu woli, do czego wymagane jest posługiwanie się określonymi urządzeniami elektronicznymi.


Ustawa kodeks cywilny przewiduje następujące formy składania oświadczeń woli:
dokumentowa (może występować w formie pisemnej i elektronicznej),
pisemna,
elektroniczna.

Informacja + nośnik tej informacji = dokument
Dokument + podpis elektroniczny = forma elektroniczna

Opinia Urzędu Zamówień Publicznych w zakresie dopuszczalności tzw. „skanu oferty” jako formy elektronicznej dokumentu – wnioski:

1) Ofertę pierwotnie sporządzoną w postaci papierowej następnie przekształconą do postaci elektronicznej poprzez jej np. zeskanowanie, winno uznać się za dokument elektroniczny.
2) Nie każdy dokument elektroniczny, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, stanowiący odwzorowanie dokumentu, który pierwotnie został sporządzony w postaci papierowej (np. skan w PDF) będzie uznany za elektroniczną kopię. W każdym przypadku należy brać pod uwagę kontekst wystawienia i złożenia danego oświadczenia lub dokumentu.

3) W przypadku zeskanowania oferty wykonawcy pierwotnie wytworzonej przez niego w postaci papierowej, tj. przekształcenia jej w postać elektroniczną, a następnie opatrzenie powstałego w ten sposób dokumentu elektronicznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym wykonawcy, oznacza wolę złożenia oferty, nie zaś kopii oferty.
4) Ofertę, stanowiącą oświadczenie woli wykonawcy, należy uznać za dokument elektroniczny (ofertę złożoną w postaci elektronicznej) niezależnie od tego, czy jej postać elektroniczna powstała wyłącznie przy użyciu programu komputerowego, czy też na skutek przekształcenia postaci papierowej do postaci elektronicznej, jeżeli tylko dokument elektroniczny zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Link do opracowania UZP dotyczącego formy elektronicznej

Źródło definicji: UZP