Firmy, które nie radzą sobie z nadmiarem dokumentów, mogą powierzyć ich archiwizację profesjonalistom. Takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić sporo miejsca i czasu, jednak to niejedyne zalety z niego wynikające. Dlaczego warto korzystać z usług zewnętrznych?
Bezpieczne przechowywanie dokumentów
Akta firmowe muszą być przechowywane w taki sposób, aby zapewnić maksymalną ochronę danych. Jako pierwsze przychodzą na myśl dane osobowe, jednak warto pamiętać, że w przedsiębiorstwach przetwarzamy znacznie więcej informacji wymagających zabezpieczenia. Ich wyciek naraża na odpowiedzialność karną czy finansową, a dodatkowo na utratę renomy. Firmy, które zajmują się archiwizacją dokumentów, kierują się procedurami opracowanymi na podstawie norm europejskich. Chcesz wiedzieć więcej na temat bezpieczeństwa danych, jakie powierzasz podmiotowi zewnętrznemu? Odwiedź https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/ i sprawdź, na czym polega profesjonalne przechowywanie dokumentów.
Brak ryzyka uszkodzenia
Uszkodzenie dokumentów to powszechny problem. Przepisy mówią jednak jasno: muszą one być przechowywane w taki sposób, aby w każdym momencie można było uzyskać swobodny dostęp do informacji. Papier narażony jest na płowienie, uszkodzenia mechaniczne, rozwarstwienie pod wpływem wilgoci czy trudne do usunięcia zabrudzenia. Nie wszyscy wiedzą, że istnieją pewne techniki zabezpieczania papieru stosowane przez profesjonalistów. Usługi archiwizacji warto więc wybrać zwłaszcza w przypadku dokumentów z długim terminem zapadalności.
Dodatkowe usługi, z których możesz skorzystać
Archiwizacja zewnętrzna to tylko jedna z usług oferowanych przez profesjonalne firmy. Choć wysuwa się na pierwszy plan, nie zapominajmy o niszczeniu akt. Jest to złożony proces, który – wbrew pozorom – nie polega wyłącznie na umieszczeniu ich w niszczarce. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wygląda “od kuchni”, zajrzyj na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/. Inne usługi oferowane przez specjalistów to:
- digitalizacja dokumentów,
- niszczenie nośników danych,
- osuszanie dokumentów,
- outsourcing procesów biznesowych.
Innymi słowy, powierzając zarządzanie dokumentami firmie zewnętrznej, możesz całkowicie uwolnić się od tego obowiązku. Dzięki temu zyskujesz czas na realizację własnych celów biznesowych i rozwój marki, nie martwiąc się o procedury. Rozwiązanie to skierowane jest nie tylko do dużych, ale też małych, lokalnie działających firm.
